MODUL MICROSOFT OUTLOOK

BEKERJA DENGAN OUTLOOK

A. PENDAHULUAN

Modul ini merupakan salah satu mata rantai yang tidak terpisahkan dari mata kuliah aplikasi perkantoran yang di ajarkan di jurusan Teknik Informatika. Dalam modul ini menguraikan tentang pengertian :

Microsoft Office Outlook 2007 adalah sebuah program untuk manajemen informasi personal yang membantu mengatur waktu dan informasi secara lebih efektif serta memungkinkan penggunanya untuk berbagi informasi antar  sesama dengan lebih mudah.

B.  KOMPETENSI DASAR

            Mengetahui pengertian outlook,membuat profil pada outlook, membuat account baru ,membuat dan ménage address book.

C.   KEMAMPUAN AKHIR Yang DI HARAPKAN

1.Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian Ms.Outlook

2.Mahasiswa dapt mengunakan fungsi Setting up Outlook 

3.Mahasiswa dapat membuat profil account baru dan ménage address

D.  KEGIATAN BELAJAR

        1.URAIAN MATERI

Microsoft Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates

Aplikasi Outlook ini membantu kita dalam pengelolaan email yang tentunya lebih praktis dibandingkan dengan menggunakan internet. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office.

Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan

kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebenarnya feature MS Outlook akan lebih optimal apabila

di sisi servernya menggunakan MS Exchange.

Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama

Folder List

Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders.

Toolbar

Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail Message", "Print", dan

"Print Preview".

Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.

Status Bar

Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesan

yang belum dibaca jika ada.

Outlook Bar

Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook,

seperti Calendar, Contacts, and Tasks.

 OUTLOOK UNTUK PENGELOLAAN EMAIL

2.1 Membaca Email

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan

yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.

Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda

amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.

2.2 Membaca File Attachment

Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri

tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment lakukan langkah berikut :

1. Buka pesan/mail message.

2. Akan ada icon dengan nama file di body text.

3. Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda

bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.

Cara menyimpan file attachment.

1. Sorot file attachment

2. Klik menu File – kemudian Save attachment.

3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

2.3 Membuat Sub Folder pada Inbox.

Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentu hal ini dapat

dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox.

Lakukan langkah berikut :

1. Pada folder Inbox klik File

2. Pilih New – pilih Folder

3. Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.

Klik 2 kali

File Attachment Isi Email

Tanda paperclip/attachment

2.4 Menggunakan “Message Rule”

Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang

diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok

email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb).

Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :

1. Pada folder Inbox klik menu Tools

2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)

3. Klik tombol New

4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa

email begitu tiba.

5. Klik Next

6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’s

address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.

7. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.

8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)

9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan email ke

folder tertentu)

10. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook

11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).

12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi

13. Klik Finish

Ada kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir suatu

email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb ) lakukan langkah berikut :

1. Pada folder Inbox klik Tools

2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)

3. Klik tombol New

4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa

email begitu tiba.

Folder

5. Klik Next

6. Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)

7. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.

8. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )

9. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.

10. Klik Finish

Note: Option yang ada pada massage rule dapat dipilih sesuai dengan aturan yang kita inginkan pada

email yang dikirim maupun yang diterima..

2.5 Membuat/mengirim Email

Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

1. Pada folder Inbox, klik menu File

2. Sorot New

3. Klik menu Mail Message

Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon New Mail Message (sudut kiri atas) pada toolbar

Inbox .

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:

• To: tujuan standar pengalamatan pesan.

• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi

ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada

kolom Cc selain pada kolom To.

• Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang,

pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang

ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2

(Bcc).

Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :

1. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).

2. Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik

tanda panah down untuk memilih.

3. Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapat memilih

lebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.

4. Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message dengan alamat

email yang telah dipilih tadi.

5. Masukkan text pada halaman isian pesan.

6. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim..

2.6 Pemakaian Group

Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa alamat email. Hal ini

berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada

menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya. Untuk

mengirim ke Group lakukan langkah berikut :

1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book.

2. Pada kolom “Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat mana anda membuat

groups).

3. Klik Ok dan Send

2.7 Mengirim Attachments ( file lampiran)

Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet,

lakukan langkah berikut:

1. Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.

2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.

3. Klik File.

4. Cari file yang ingin anda sertakan.

5. Dobel klik pada file yang akan disertakan

Note: Icon Attach File (gbr paperclip) merupakan jalan singkat untuk menyertakan file

:

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag

and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.

Bisaanya masing-masing server email membatasi besar file yang dikirim sesuai kemampuan. Misalnya

Email domain depkeu.go.id untuk saat ini besarnya file attachment dibatasi sebesar 1 Mb.

2.8 Membalas ( Reply ) Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung

membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :

Standard Reply

1. Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.

2. Klik tombol Reply .

3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:

4. Ketik pesan anda pada body pesan.

5. Klik Send.

Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.

Untuk melakukan ini :

1. Klik tombol reply to all.

2. Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum

pada bagian Cc : juga

3. Ketik pesan anda pada body pesan.

4. Klik tombol send.

2.8 Out Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang.

Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke

orang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang

telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office

Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :

1. Klick Tools pada toolbar.

2. Klik Out Of Office Assistant.

3. Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah "I am currently

out of the office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.

4. Klik tombol OK.

2.9 Forward ( Meneruskan ) Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan Anda ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut

ke orang lain, lakukan langkah berikut :

1. Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.

2. Klik tombol Forward .

Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jika

diinginkan.

3. Setelah selesai, klik Send.

2.10 Pemakaian Signature

Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian

bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak

perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk

melakukannya ikuti langkah berikut:

1. Pada Outlook klik menu Tools

2. Pilih Options

3. Pilih Mail Format ( ada di atas )

4. Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”

5. Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.

6. Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan

bentuk dari font.

7. Klik Finish

Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas

pengirim.

2.11 Format Font &Background

1. Pada menu Outlook klik menu Tools

2. Pilih Options

3. Pilih Mail Format ( ada di menu atas )

4. Pilih format email pada “Send in this message format” : pilih HTML

5. Klik Font untuk memformat font

6. Klik Stationery Picker untuk memformat background

7. Klik Ok

 SETTING OUTLOOK

Sebelum memakai Outlook, terlebih dahulu dilakukan setting atau setup, agar Outlook dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya. Disini akan dijelaskan secara umum cara men-setting di Outlook,

dengan contoh domain depkeu.go.id (http://mail.depkeu.go.id).

Apabila MS Outlook belum pernah di setup

1. Buka Ms Outlook . Akan muncul kotak jendela untuk Microsoft Outlook Setup Wizard.

2. Check “Microsoft Exchange Server” pada pilihan yg ada. Konfigurasi ini khusus bagi anda

yang menggunakan mail server Exchange.

3. Klik Next akan muncul jendela “Microsoft Exchange Server”

4. Ketikkan nama server misalnya IT00E6-MBX

5. Kettikan user id pada kotak mailbox : mulyadi

6. Pilih “No” pada “Do you travel with this computer”

7. Klik Next

8. Klik Finish

Untuk yang sudah pernah di setup

1. Pada Layar desktop

2. Klik Start

3. Pilih Setting

4. Klik Control Panel, akan muncul kotak dialog Control Panel seperti pada Gambar

5. Dobel Klik icon Mail, akan muncul menu seperti gambar.

6. Pilih Microsoft Exchange Server

7. Klik tombol Properties, akan muncul kotak dialog Microsoft Exchange Server seperti gambar

8. Ketikan pada kotak isian Micrososft Exchange Server : IT00E6-MBX dan Mailbox user id

dan klik tombol Check Name, akan memeriksa apakah user id telah terdaftar pada mail server

dan apabila berhasil akan bergaris bawah

9. Klik Ok – Klik Ok lagi.

10. Tutup Control Panel

Menggunakan Mail Server Non Microsoft Exchange

MS Outlook juga dapat digunakan sebagai klien email dengan mail server non MS Exchange.

Misalnya kantor anda menggunakan Mdaemon, Sendmail, postfix, atau langsung mendownload dari

internet. Prinsipnya anda harus memasukkan nama server POP3 dan SMTP pada konfigurasi setup

Outlook.

Langkah-langkah setup nya adalah sebagai berikut :

1. Dari menu MS Outlook, Klik Tools

2. Pilih Email Accounts

3. Pilih Email –>Add New E-mail Account

4. Klik Next

5. Pilih POP3 – klik Next

6. Isi Kolom isian berdasarkan data yang ada

7. Anda dapat mengetahui informasi POP3 ataupun SMTP melalui keterangan yang ada

pada email langganan Anda atau bertanya langsung ke bagian Admin.

21

8. Klik Next

9. Klik Finish

Test menggunakan Microsoft Outlook

Pada Layar desktop :

1. Dobel klik icon Microsoft Outlook, akan muncul layar Enter password

2. Ketikan pada kotak isian :

User Name : user id

Domain Name : bintek

Password : password

Contoh :

User Name : mulyadi

Domain Name : bintek

Password : mulyadi

Klik Ok, akan muncul lembar kerja Microsoft Outlook

PENGELOLAAN PERSONAL ADDRESS BOOK/ALAMAT

EMAIL

Outlook menyediakan fasilitas Address Book untuk mengelola semua alamat email yang ada,

mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group.

Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dari orang yang ingin Anda

simpan. Untuk membuka Personal Addres Book lakukan langkah2 berikut :

1. Klik menu "Tools" pada toolbar.

2. Klik "Address Book".

Secara otomatis (default) akan menampilkan “Global Address List” yang berisi alamat e-mail

yang telah terdaftar.

Background

Signature

Font

Kuliah Umum IlmuKomputer.Com

3.1 Menambah alamat email ke Outlook Address Book :

Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book, lakukan langkah berikut :

1. Klik tanda panah dibawah "Show Names from the:" pilih Outlook Address Book

2. Klik File.

3. Klik New Entry.

4. Pilih New Contact from the list and klik "OK".

5. Pada isian Full Name, ketik nama lengkap.

6. Pada isian Email : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut.

Contoh : (dian.sastro@astragraphia.co.id)

Setelah itu klik tombol “Save and Close“.

 3.2 Global Address Book

Global Address Book berisi semua user yang terdaftar. Anda dapat mengaksesnya dengan mengklik

tombol (icon ) Address Book pada toolbar. 

 

3.3 Membuat Group ( Distribution List)

Pada Address Book kita juga bisa membuat beberapa Group yang merupakan gabungan dari beberapa

personal email, yang berguna bagi kita dalam pengiriman email. Sehingga memudahkan kita dalam

pengiriman email ke banyak orang tanpa mengetik alamat email mereka satu-persatu.

Untuk membuat “Group” lakukan langkah berikut :

1. Buka menu “ Address Book”

2. Klik File – pilih “New Entry”

3. Pilih “New Distribution List “ klik Ok

4. Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis : Bintek )

5. Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih siapa saja yang masuk dalam

Group ini.

6. Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau mengklik tombol “Add”

7. Klik Ok

8. Kemudian klik “Save and Close”

Maka kita dapat melihat pada menu Address Book di folder “Contacts” akan terdapat Group baru

bernama “Bintek”. Group ini bisa dimasukkan nantinya dalam pengalamatan email. Kita dapat

melihat semua Group yang ada pada folder “All Groups” beserta semua anggotanya dengan

mengklik 2 kali pada group yang diinginkan.

Note: Dari default Global Adress Book yang terdapat di mail server Bintek, telah ada beberapa

Group default yang di bagi berdasarkan tugas dan bidangnya masing-masing. Dapat dilihat

pada pilihan “Show All Groups”

2. Rangkuman

Microsoft Office Outlook 2007 adalah sebuah program untuk manajemen informasi personal yang membantu mengatur waktu dan informasi secara lebih efektif serta memungkinkan penggunanya untuk berbagi informasi antar  sesama dengan lebih mudah. Electronic mail atau e-mail, adalah bentuk komunikasi yang sangat penting pada saat sekarangini. Pada Outlook dapat ditemukan semua tools yang dibutuhkan untuk mengatur dan menggunakan e-mail secara efektif. Dengan Outlook dapat dilakukan hal-hal berikut ini :

• Mengirim dan menerima pesan e-mail.
• Menyertakan (attach) file kedalam pesan e-mail.
• Membuat dan mengatur buku alamat (address book)
• Mengatur dan mengarsipkan pesan e-mail.
• Personalisasi pesan e-mail.
• Melakukan penjadwalan

Jika kita bekerja dengan Outlook 2007 komputer kita harus tersambung pada internet atau komputer kita harus tersambung pada local area network (LAN) dengan sebuah komputer server yang menjalankan Microsoft Exchange Server. Kita juga dapat terhubung ke ISP menggunakan sebuah modem dan line telepon, high-speed connection seperti DSL atau kabel, atau melalui LAN

Daftar pustaka

Piotun Y Simanjuntak, lahir di Parapat 15 November 1975.

Menyelesaikan gelar sarjana TI di Gunadarma tahun 1998. Saat

ini bekerja di Badan Informasi dan Teknologi keuangan

(BINTEK), Departemen Keuangan RI. Mempunyai minat yang